E-faturanın avantajları

Dijitalleşme, hayatı kolaylaştıran yeniliklerle tanışmamızı da sağlıyor. Özellikle iş dünyasında dijitalleşme ile birlikte hayatımıza kazandırılan kolaylıklara sürekli olarak yenileri ekleniyor. Bunlardan biri de e fatura olarak öne çıkıyor. Çok sık duyduğunuzu tahmin ettiğimiz e-faturaya geçiş yapanların sayısının da hızla arttığını belirtebiliriz. Çeşitli sektörlere ve iş kollarına zorunlu tutuluyor olması, e-faturanın daha sık gündeme gelmesini de beraberinde getirdi.

Öncelikle e-faturanın kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olduğunu bilmeyenler için aktarmak gerekiyor. Yasal anlamda e-faturanın da geçerliliği vardır. Tek farkı ise bu faturanın elektronik ortamda kesilmesidir. Bunun dışında gerek nitelikleri gerekse geçerliliği açısından kağıt faturadan hiçbir farkı bulunmuyor. Elektronik ortamda hazırlanıyor ve bir kağıt faturada bulunması gereken bilgilerin tamamı e-faturada da mevcut oluyor.

E-FATURA NE ZAMAN HAYATIMIZA GİRDİ?

E-fatura, satın alınan malın ya da hizmetin, türünün, toplam maliyetinin satıcı tarafından düzenlenmesi, hazırlanması sonrasında alıcıya elektronik ortamda iletilmesine olanak tanıyan bir fatura türüdür. Bu faturanın 2010 yılında hayatımıza girdiğini belirtelim. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu kapsamında uygulanmaya başlandı. Alıcıyla satıcı arasındaki iletişimin merkezi bir platform üzerinden gerçekleştirilmesine olanak tanıyor. Kısacası e-fatura, yasalarda da geçerliliği olan elektronik bir belgedir.

E-FATURA NE GİBİ AVANTAJLAR SUNAR?

E-faturanın çevre dostu olması, önemli bir avantajdır. Kağıt fatura kullanılmasına gerek bırakmıyor ve bu yönüyle son derece önemli bir fatura seçeneğine dönüşüyor. Her gün binlerce fatura kesildiğini düşünecek olursanız ne denli doğa dostu bir seçenek olduğunu anlamak uzun sürmeyecektir.

Bununla birlikte e-faturanın paketlenmesi, kargoya verilmesi, alıcıya ulaştırılması, saklanması gibi pek çok sürece ihtiyacı yok. Daha önce de belirttiğimiz gibi elektronik ortamda düzenleniyor ve alıcıya da dijital platformlardan iletiliyor. Dolayısıyla ekstra bir arşiv çalışması yapılmasına gerek kalmıyor. Eğer KolayBi’ gibi pratik bir e fatura programı tercih edilirse, saklanmaları, istendiğinde ulaşılması da gayet kolay oluyor.

Tüm bu işlemler belirli bir zaman ve işgücü de gerektirir. Oysa e-faturada söz konusu işlemlerin yapılmasına gerek olmadığından zaman ve işgücü açısından da bir kazanım sağladığını ifade edebiliriz. Aynı zamanda e-faturanın hazırlanmasında kağıt ile birlikte mürekkep kullanımına gerek kalmıyor ve basım maliyetleri de ortadan kalkmış oluyor.

Tahsilat süreçlerini hızlandırıyor olması da göz ardı edilemeyecek kadar önemli bir avantajdır. Çünkü faturanın hazırlanması ve iletilmesi çok kısa bir sürede tamamlanıyor. Böylelikle tahsilatın gerçekleştirilmesi için uzun süre beklemeye de gerek kalmıyor. Faturanın satıcı tarafından alıcıya ulaştırılmasında kullanılan kargo takip sürecinin ortadan kalkması da tahsilat sürecinin hızlanmasını sağlayan unsurlardan biridir.

Son derece önemli olan bir diğer avantaj da olası hata riskinin ortadan kalkıyor olmasıdır. Klasik faturalandırma süreçlerinde kimi zaman hatalar yapılabiliyor. Bu hataların firmaya olan yansıması da ciddi boyutlara ulaşabiliyor. Manuel olarak yapılan işlemlerin beraberinde getirdiği hata riskini ortadan kaldırdığı için de pek çok şirketin e-faturaya geçiş yaptığını belirtmek mümkündür.

Kolay arşivleniyor olması ve aynı zamanda kaybolma riskinin bulunmaması da son derece mühim! Güvenli olan ağlarda yani sanal ortamda 10 süre ile saklanır ve istendiğinde de kolaylıkla eski faturalara ulaşılabilir. Hatta eski bir faturaya ulaşmak için harcanan çabanın da çok daha az olduğunu belirtmek gerekir. Çünkü arşiv dolaplarında saklanan yüzlerce kağıt fatura arasından birini bulmak için uzun çabalar sarf etmeye gerek kalmaz.

Peki, e-fatura ve e-arşiv gibi kolaylıkları iş hayatınıza kazandırmak için ne yapmalısınız? Bu konuda en güncel ve en detaylı bilgilere ulaşmak için kolaybi.com internet sitesine tıklamanızı öneririz. Site üzerinden aradığınız bilgilere ulaşmanız gayet kolay olacaktır. Aynı zamanda en pratik ön muhasebe uygulamasıyla tanışmış olacaksınız. Yaşadığınız zorluklardan kurtulmanızı sağlayabilecek olan bu uygulamayı da mutlaka yakından inceleyin.